Blog Thừa phát lại - Công chứng chỉ mấy trăm ngàn thôi mà sao phí lập vi bằng mắc vậy?
Hôm nay, khi đang làm một vi bằng
ngoài trụ sở, tôi nhận được một cuộc điện thoại từ một nam khách hàng. Anh ấy
nói rằng cần lập vi bằng ghi nhận buổi làm việc của các bên về việc thống nhất
phương án hoán đổi hai căn nhà ở xã hội (tất nhiên với điều kiện là khi pháp luật
cho phép). Đây không phải là một yêu cầu đơn giản, bởi đi kèm với nó là rất nhiều
điều khoản ràng buộc giữa hai bên từ việc chênh lệch diện tích, giao tiền đảm bảo,
thời hạn thực hiện, cách xử lý số tiền mà mỗi bên đã thanh toán cho Chủ đầu tư
đến các điều khoản phạt nếu không thực hiện đúng cam kết.
Theo kinh nghiệm thực tế, những
loại văn bản kiểu này, tôi sẽ phải dành nguyên nửa ngày chỉ để dự thảo văn bản
mà họ cần và sau đó mới lập vi bằng. Nếu việc này được chuyển sang
cho luật sư, phí soạn thảo có thể lên đến 3 triệu đồng hoặc hơn. Nhưng khi tôi
báo phí lập vi bằng, bao gồm cả soạn thảo, là 3,5 triệu, khách hàng ngay lập tức
bảo: "Sao cao thế anh? Công chứng chỉ mấy trăm ngàn thôi mà!"
Tôi đã gặp nhiều tình huống như vậy
và thắc mắc này của khách hàng khiến tôi phải suy nghĩ. Không phải vì khách
hàng trách mình, mà vì tôi hiểu rằng nhiều người chưa thực sự thấy hết công sức
và giá trị của nghề Thừa phát lại. Và hôm nay, tôi muốn chia sẻ một chút tâm sự
nghề nghiệp, để giúp mọi người hiểu hơn: Vì sao phí lập vi bằng lại thường cao
hơn phí công chứng.
Để không tạo ra sự tranh cãi, phí
mà tôi đề cập để so sánh là phí đối với các hồ sơ bình thường cho 2 loại
việc nhé. Ví dụ, phí lập vi bằng các sự việc đơn giản như một buổi làm việc khoảng
1 tiếng đồng hồ là khoảng từ 3,5 triệu; phí công chứng một hợp đồng mua bán nhà
giá 1 tỷ là khoảng 1 triệu-1,5 triệu (bao gồm thù lao công chứng).
Quy trình lập vi bằng phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian
Thừa phát lại phải hoàn thành
công việc qua ba giai đoạn chính:
Ghi nhận tại hiện trường: Thừa
phát lại phải đích thân đến địa điểm cụ thể để ghi nhận các sự kiện.
Đối với những vi bằng đơn giản
thì có thể vừa ghi nhận tại hiện trường vừa dự thảo vi bằng (tương tự hoạt động
công chứng). Đối với những vi bằng phức tạp, như ghi nhận hiện trạng công
trình, di dời tài sản, ghi nhận vi phạm trên internet hoặc việc bán hàng giả,
Thừa phát lại có thể mất nguyên nửa ngày hoặc hơn để hoàn thành phần việc tại
hiện trường.
Có nhiều trường hợp bên đối lập với
khách hàng Thừa phát lại không biết Thừa phát lại là ai, làm công việc gì, vi bằng
có giá trị ra sao (tin tôi đi vì đây là thực tế). Những trường hợp này, Thừa
phát lại phải hoạt động nhiều hơn, mất nhiều thời gian hơn, phải giải thích và
tư vấn cho các bên; sau khi đã hiểu rồi mới chịu lập vi bằng (còn công chứng
thì hầu như ai cũng biết, khỏi cần giải thích; họ thường đã thống nhất hết hợp
đồng, giao dịch rồi mới tìm đến công chứng viên).
Dự thảo và hoàn thiện vi bằng:
Sau khi ghi nhận, việc chuẩn bị nội dung vi bằng cần sự cẩn thận và chi tiết. Đối
với vi bằng phức tạp, Thừa phát lại thường phải dành ra thêm từ nửa ngày hoặc
nhiều hơn để chỉnh sửa, rà soát nội dung và bảo đảm vi bằng đúng diễn biến sự
việc đã chứng kiến và chuẩn mực pháp luật.
Đăng ký vi bằng: Cuối cùng, vi bằng
phải được đăng ký tại Sở Tư pháp để đảm bảo giá trị pháp lý. Việc này đòi hỏi
Thừa phát lại phải dành thời gian di chuyển và ngồi chờ đăng ký tại Sở Tư pháp
(đặc biệt thường xuyên là tại Sở Tư pháp các địa phương đông đúc).
Do đặc thù là chứng sự thống nhất
hợp đồng, giao dịch nên nếu các bên chưa thống nhất thì công chứng viên có thể
yêu cầu các bên tự làm việc, khi nào thống nhất rồi vào gặp lại công chứng viên
(công chứng viên khi đó có thể tiếp tục các hồ sơ khác). Còn Thừa phát lại nếu
các bên chưa thống nhất thì khi đó có thể vẫn đang trong quá trình chứng kiến,
lập vi bằng. Quy trình lập vi bằng rõ ràng tiêu tốn nhiều thời gian hơn.
 |
| Phí vi bằng so với phí công chứng |
Chỉ phục vụ một khách hàng tại một thời điểm
Tại một thời điểm Thừa phát lại
chỉ lập được 1 vi bằng:
Trong vi bằng bắt buộc sẽ có thời
điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc lập vi bằng và nó chính xác đến phút. Chính
vì điều đó, trong thời gian đang lập vi bằng này thì Thừa phát lại không được lập
vi bằng khác vì làm sao Thừa phát lại có thể “phân thân” chứng kiến 2 sự kiện,
hành vi đồng thời.
Tại một thời điểm công chứng viên
có thể công chứng nhiều hợp đồng, giao dịch:
Văn bản công chứng không yêu cầu
phải ghi giờ, phút mà chỉ yêu cầu ghi ngày. Do đó, cùng một thời điểm, công chứng
viên có thể chứng nhiều hợp đồng, giao dịch. Bạn có thể thấy trên thực tế, những
đơn vị công chứng đông khách hàng thì các chuyên viên công chứng dự thảo và trực
tiếp lấy chữ ký, điểm chỉ cho khách hàng còn công chứng viên chỉ làm công việc
là đối chiếu lại thông tin khách hàng, thông tin trong hợp đồng, giao dịch và
ký phát hành hồ sơ.
Rõ ràng, nếu hồ sơ đông thì mỗi
ngày, công chứng viên có thể ký vài chục hợp đồng, giao dịch. Điều này là bất
khả thi với Thừa phát lại vì với một vi bằng đơn giản thì Thừa phát lại phải chứng
kiến sự kiện, hành vi đó từ 15 phút trở lên rồi còn dự thảo vi bằng cho ký và
phát hành; chưa kể thời gian di chuyển đi lại giữa các địa điểm lập vi bằng
khác nhau.
Với tôi, trung bình mỗi ngày lập
5-10 vi bằng đã là nhiều vì nó phản ánh đúng thực tế độ dài các sự kiện, hành
vi mà tôi chứng kiến cũng như thời gian di chuyển.
Thừa phát lại thường lập vi bằng ngoài trụ sở
Khác với công chứng viên chủ yếu
làm việc tại văn phòng, Thừa phát lại thường phải di chuyển đến các địa điểm cụ
thể để thực hiện công việc kéo theo nhiều yêu cầu khác như quản lý, phân công,
điều động nhân sự, chi phí đi lại, thời gian “chết” không làm được hồ sơ gì
trong quá trình di chuyển.
Phí lập vi bằng thường được báo
chung là đã bao gồm thêm phí đi lại. Nhìn vào thì có thể hơi cao nhưng thực tế,
nếu công chứng viên thu thêm phí đi lại thì có thể phí công chứng tương đương
phí lập vi bằng (tôi đang đề cập đến một giao dịch giá trị bình thường, thông dụng).
Chi phí cho thư ký nhiều hơn
Thừa phát lại thường làm việc
cùng thư ký: Dù không có quy định hình ảnh là một thành phần bắt buộc của vi bằng
nhưng thực tế các Sở Tư pháp đều yêu cầu có hình Thừa phát lại khi lập vi bằng
(thư ký chính là người chụp hình cho Thừa phát lại). Ngoài ra, các hình ảnh,
video là minh chứng rõ ràng nhất cho vi bằng của Thừa phát lại nên Thừa phát lại
luôn cần các thư ký hỗ trợ điều này trong khi Thừa phát lại quan sát, thực hiện
các ghi chép khác.Chi phí thư ký nghiệp vụ đi cùng Thừa phát lại góp phần làm
tăng phí lập vi bằng.
Công chứng viên “xài ít” thời
gian của thư ký hơn: Không phủ nhận là công chứng viên luôn cần thư ký hỗ trợ
tư vấn, soạn thảo văn bản cho khách hàng. Tuy vậy, do hồ sơ công chứng luôn là
giao dịch, hợp đồng nên thư ký dùng mẫu của văn phòng công chứng, dự thảo nhanh
hơn; thời gian công chứng cho một hợp đồng giao dịch thường chỉ khoảng 1 tiếng
đồng hồ. Nếu có công chứng ngoài thì công chứng viên không cần quay phim, chụp
hình nên có thể đi một mình.
Nhiều tình huống pháp lý cần soạn thảo, lập vi bằng riêng biệt, cá nhân hóa
Lập vi bằng liên quan việc xác lập văn bản:
Thừa phát lại không chỉ ghi nhận sự kiện, mà còn cần soạn thảo những văn bản cụ
thể theo yêu cầu khách hàng, như các thỏa thuận hòa giải hay phương án chuyển
nhượng.
Đối với các vi bằng liên quan đến
làm chứng việc xác lập văn bản như xác lập một thỏa thuận (tôi so sánh vậy cho
gần với hoạt động công chứng) thì Thừa phát lại cũng thường mất nhiều thời gian
hơn vì những thỏa thuận mà Thừa phát lại được yêu cầu lập vi bằng thường là
mang tính cá biệt từng trường hợp, ít phổ biến (nói thẳng là nếu không thuộc
trường hợp thông dụng, phải công chứng thì các bên mới mời Thừa phát lại lập vi
bằng). Với tính chất đó nên việc dự thảo các thỏa thuận sẽ mất nhiều thời gian
hơn, có nhiều điều khoản tùy nghi mà các bên muốn đưa vào thêm, vừa dự thảo vừa
sửa đổi.
Ví dụ: Một thỏa thuận về phương án ly hôn trong đó bao gồm nhiều vấn đề như xử lý tài sản, các khoản nợ, chăm sóc, cấp dưỡng con cái cần được luật sư hoặc Thừa phát lại soạn thảo riêng, và phí cho công việc
này có thể từ vài triệu đồng cho một văn bản. Điều này phản ánh sự phức tạp và
tiêu tốn thời gian của Thừa phát lại trong việc lập vi bằng.
Có khi dự thảo xong lại không thống
nhất, không ký. Thừa phát lại lúc đó mất nhiều công sức dự thảo, lập vi bằng
(chỉ khác là kết quả trong vi bằng là các bên không chưa thống nhất xác lập văn
bản) mà chưa chắc đã thu đủ được phí lập vi bằng đã báo.
Công chứng thường sử dụng mẫu có
sẵn: Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cố định thường nhanh và dễ dàng hơn,
không cần tùy chỉnh. Các hợp đồng hoặc giao dịch được yêu cầu công chứng thường
là theo trường hợp cố định, ví dụ mua bán nhà, ủy quyền, tặng cho, thế chấp, di
chúc … thì đã có biểu mẫu chuẩn hóa của từng văn phòng và thực tế, ít khi công
chứng thay đổi cấu trúc mẫu văn bản của họ. Họ chỉ điền các thông tin còn khuyết
theo từng giao dịch cụ thể và khách hàng ít khi được bổ sung nhiều nội dung “lạ”,
điều khoản “tùy nghi”, khác với phom mẫu thông thường của họ. Công chứng thường
chỉ cần xử lý tại văn phòng trong 30 phút đến 1 giờ là xong 1 giao dịch, hợp đồng.
Chi phí phụ trợ làm tăng phí
Một số vi bằng yêu cầu phải có:
In ấn màu để đảm bảo vi bằng sắc
nét, phản ánh đúng sự thật. Hầu như hình ảnh Thừa phát lại và khách hàng là phải
in ấn màu. Các vi bằng như hiện trạng, internet đều phải in ấn màu.
USB hoặc đĩa vi tính để lưu trữ
thông tin và tài liệu đính kèm vi bằng.
Những chi phí này mặc dù nhỏ lẻ
nhưng cộng dồn lại cũng làm phí lập vi bằng cao hơn phí công chứng, vốn chỉ sử
dụng in đen trắng cơ bản.
Trách nhiệm xuất hiện tại Tòa án
Thừa phát lại phải sẵn sàng xuất
hiện tại Tòa án: Nếu Tòa án, Viện kiểm sát triệu tập để làm rõ các nội dung
trong vi bằng thì Thừa phát lại phải xuất hiện; đó là trách nhiệm lâu dài gắn với
vi bằng đã lập mà Thừa phát lại phải thực hiện. Điều đó đã được quy định rõ
trong Nghị định số 08/2020/NĐ-CP. Tất nhiên, Thừa phát lại không được yêu cầu
khách hàng trả chi phí đi lại và chi phí thời gian làm việc này.
Công chứng viên ít bị triệu tập
và nếu bị triệu tập thì có thể làm văn bản trình bày và đề nghị vắng mặt: Các hợp
đồng, giao dịch được công chứng chủ yếu là dùng để thi hành hay nói cách khác
là được các bên thực hiện và hoàn thành sứ mệnh ngay. Ví dụ, hợp đồng mua bán
thì dùng để đăng bộ sang tên “sổ đỏ” xong (lâu thì vài tháng) thì các bên kết
thúc giao dịch và hiếm khi các bên còn tranh chấp sau đó mà công chứng viên phải
bị triệu tập.
Nhưng Thừa phát lại làm chứng (lập
vi bằng) sự kiện, hành vi chủ yếu để dùng làm chứng cứ sử dụng ở Tòa án nên thường
bị Tòa án triệu tập nhiều hơn đặc biệt là các vi bằng lập mang tính yêu cầu đơn
phương từ khách hàng (ví dụ, ghi nhận buổi làm việc nhưng bên đối lập không ký
tên vào vi bằng; ghi nhận hiện trạng nhà khách hàng bị nứt do hàng xóm thi công
nhưng nhà hàng xóm không tham gia vào quá trình lập vi bằng). Bên cạnh đó, có
thể vi bằng được lập hôm nay nhưng 5 năm, 10 năm, hoặc 20 năm sau thì vi bằng mới
được sử dụng và Tòa án lại triệu tập Thừa phát lại. Đó là một trách nhiệm lâu
dài mà Thừa phát lại phải thực hiện, khác biệt với công chứng viên.
Kết luận
Phí lập vi bằng thường “nhỉnh” hơn phí công chứng vì Thừa phát lại thường cần nhiều thời gian, công sức, chi phí để lập vi bằng. Đối với khách hàng, khi tham gia vào một giao dịch mà có Thừa phát lại lập vi bằng một sự việc gì liên quan thì sẽ giúp tạo ra sự tin cậy, chính xác, minh bạch giữa các bên.
0 Nhận xét