Hoạt động lập vi bằng có đặc điểm gì?

Blog Thừa phát lại - Hoạt động lập vi bằng được thực hiện bởi thừa phát lại có những đặc điểm riêng để phân biệt với các hoạt động khác gồm:
Thứ nhất, là hoạt động bổ trợ tư pháp

Theo định nghĩa tại Từ điển Luật học thì “Bổ trợ tư pháp là trợ giúp, tạo điều kiện cho hoạt động tư pháp tiến hành thuận lợi, nhanh chóng, chính xác bằng cách cung cấp hồ sơ, chứng cứ, phản biện cho các khâu, đoạn trong quá trình điều tra, truy tố, xét xử, đồng thời giúp cho các cá nhân, công dân, tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình”[1].

Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại là hoạt động xác lập chứng cứ. Khi thực hiện công việc này, thừa phát lại với tư cách là người được Nhà nước trao quyền chứng kiến các sự kiện, hành vi để xác lập nên vi bằng. Vi bằng là sản phẩm của hoạt động lập vi bằng, chứa đựng các thông tin về sự kiện, hành vi mà thừa phát lại trực tiếp chứng kiến. Trong hoạt động giải quyết vụ việc tại Tòa án, vi bằng giúp Tòa án xác định được sự thật khách quan đã diễn ra mà không phải mất nhiều thời gian để thu thập, xem xét, đánh giá chứng cứ, qua đó rút ngắn được thời gian giải quyết vụ việc. Đối với luật sư, hoạt động lập vi bằng đóng vai trò là công cụ, phương tiện để luật sư thu thập chứng cứ, phản biện với bên đối lập, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho khách hàng. Đối với lĩnh vực công chứng, hoạt động lập vi bằng “bổ khuyết” cho hoạt động này khi công chứng viên không có thẩm quyền chứng nhận hết tất cả quá trình giao dịch giữa các bên.

Hình minh họa

Đối với người dân, doanh nghiệp, hoạt động lập vi bằng có ý nghĩa tạo lập, lưu giữ chứng cứ về giao dịch, qua đó giúp các bên thêm tin tưởng lẫn nhau, tích cực tiến hành và thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Khi phát sinh mâu thuẫn, bất đồng, các bên có vi bằng kiểm tra, đối chứng nhằm xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, tự giải quyết mâu thuẫn, bất đồng mà không phải yêu cầu Tòa án, Trọng tài thương mại giải quyết. Hai cơ quan này vì thế mà cũng được giảm tải công việc.

Do đó, hoạt động lập vi bằng có vai trò là một hoạt động bổ trợ tư pháp, trợ giúp đắc lực cho hoạt động của các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp khác.
Thứ hai, do thừa phát lại trực tiếp thực hiện

Sau khi tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng của đương sự, thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng mà không được giao lại cho thư ký hay ủy quyền cho bất kỳ một cá nhân, tổ chức nào khác thực hiện.

Điều này xuất phát từ hai lý do: Một là, chỉ có người trực tiếp chứng kiến toàn bộ sự việc mới có đầy đủ thông tin để xác lập một văn bản ghi nhận lại những gì mình làm chứng, khẳng định nội dung đó là sự thật, khách quan; hai là, vi bằng là một tài liệu có giá trị chứng cứ, vậy nên chủ thể xác lập phải là người có đủ tư cách pháp lý tức được Nhà nước bổ nhiệm và đạt một trình độ chuyên môn nhất định, đủ điều kiện để thực hiện hoạt động này. Do đó, chỉ có thừa phát lại mới có thẩm quyền lập vi bằng.

Khi lập vi bằng, thừa phát lại phải là người trực tiếp có mặt, chứng kiến toàn bộ sự kiện, hành vi, ghi chép các thông tin. Sau đó, thừa phát lại soạn thảo vi bằng, ký hồ sơ vi bằng, cam đoan về tính xác thực, khách quan về những sự kiện, hành vi mà mình mô tả trong vi bằng. Trong quá trình này, thừa phát lại có thể yêu cầu thư ký nghiệp vụ hỗ trợ (quay phim, chụp hình, đo đạc, ghi chép, soạn thảo vi bằng); mời các bên khác tham gia (đơn vị giám định, đại diện của chính quyền địa phương, người phiên dịch) nếu thấy cần thiết nhưng thừa phát lại là người duy nhất chịu trách nhiệm về tính xác thực của các hành vi, sự kiện nêu trong vi bằng.
Thứ ba, được thực hiện theo một trình tự, thủ tục theo luật định

Các hoạt động xảy ra thường xuyên, mang tính chất pháp lý, ảnh hưởng đến quyền lợi của các chủ thể khác dù là do cơ quan nhà nước hay tổ chức tư nhân thực hiện thì thường được pháp luật quy định về trình tự, thủ tục để các chủ thể có liên quan thực hiện. Hoạt động lập vi bằng cũng không ngoại lệ. Đây là một công việc mang tính chất công nhằm ghi nhận các thông tin để xác lập chứng cứ nhưng được Nhà nước trao quyền cho tư nhân thực hiện. Vi bằng được Tòa án và các bên sử dụng làm cơ sở xác định quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Như vậy, đây là văn bản rất quan trọng trong lĩnh vực tư pháp và trong đời sống giao dịch. Do đó, hoạt động lập vi bằng cần được tiến hành theo một trình tự, thủ tục nhất định để đảm bảo sự chặt chẽ và hợp pháp. Về cơ bản, thủ tục lập vi bằng trải qua các bước gồm: Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng; thỏa thuận về việc lập vi bằng; tiến hành lập vi bằng; bàn giao và lưu trữ vi bằng.

Ngoài ra, trường hợp vi bằng cần có xác nhận hoặc đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền thì thừa phát lại cũng phải thực hiện thủ tục này thì vi bằng mới phát sinh hiệu lực.
Thứ tư, vi bằng phải được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền

Đăng ký vi bằng là hoạt động mà thừa phát lại khai báo với cơ quan có thẩm quyền về vi bằng mà mình đã lập. Hiện nay, trong quản lý hành chính, chúng ta có nhiều thủ tục liên quan đến việc đăng ký với cơ quan có thẩm quyền như đăng ký kinh doanh, đăng ký đầu tư, đăng ký tạm trú, đăng ký giao dịch bảo đảm… Việc đăng ký này tùy từng trường hợp mà có những mục đích, ý nghĩa khác nhau nhưng tất cả các thủ tục này đều có điểm chung là nhằm để cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền thông tin của một hoạt động cụ thể để quản lý. Việc đăng ký vi bằng cũng có mục đích tương tự là để cung cấp cho cơ quan quản lý các thông tin về vi bằng được xác lập, giúp Nhà nước kiểm soát hoạt động lập vi bằng.

Hiện nay, Sở Tư pháp là cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ đăng ký vi bằng. Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thực hiện các công việc theo phân công, trong đó có việc quản lý các chức danh bổ trợ tư pháp. Thừa phát lại là một chức danh bổ trợ tư pháp; hoạt động lập vi bằng là một hoạt động bổ trợ tư pháp. Do đó, Sở Tư pháp là cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ đăng ký các vi bằng do thừa phát lại lập.

Về phương thức, trình tự đăng ký vi bằng, khoản 4 Điều 26 Nghị định số 61 quy định vi bằng được lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng. Theo quy định này, thừa phát lại sẽ nộp một bản chính vi bằng để đăng ký tại Sở Tư pháp. Đây là hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, truyền thống. Theo tác giả, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nỗ lực cải cách hành chính của Nhà nước ta, thủ tục đăng ký vi bằng có thể thực hiện trực tuyến. Đến một thời điểm nhất định, khi pháp luật về chế định thừa phát lại đã chặt chẽ và thừa phát lại đã khẳng định được uy tín của mình trong xã hội thì có thể bỏ thủ tục đăng ký vi bằng. Ở Cộng hòa Pháp, vi bằng do thừa phát lại lập không phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.

[1] Viện khoa học pháp lý (2006), Từ điển Luật học, Nxb Từ điển Bách Khoa & Nxb Tư pháp, tr.72.

Nguồn: Trích Luận văn "Hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại theo pháp luật Việt Nam" của tác giả Hoàng Đức Hoài, bảo vệ tại Đại học kinh tế - Luật năm 2019.

Xin chào! Tôi là Đức Hoài - một Thừa phát lại. Do đây là một trang blog nên tôi cố gắng sử dụng các từ ngữ đơn giản, dễ hiểu trong các bài viết và không nhất thiết phải giống với thuật ngữ khoa học pháp lý, văn bản pháp luật. Bài viết dựa trên quan điểm cá nhân của tác giả hoặc tổng hợp từ các nguồn tin tức đã được dẫn chiếu trong bài viết. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc sử dụng dịch vụ Thừa phát lại, xin vui lòng liên hệ theo SĐT 0906 311 132 hoặc email blogthuaphatlai@gmail.com. Xin cảm ơn!